隐私声明
本隐私声明解释了 Kāinga Ora – 住房和社区部如何管理您的个人信息。
它让您了解我们如何收集、存储、使用以及在什么情况下我们可能会披露您的信息；您如何访问和更正您的信息；以及如何提出隐私投诉。
介绍
为了实现建设更美好、更明亮的家园、社区和生活的愿景，我们履行几项关键职能。我们是：
- 公屋住房的房东
- 城市开发机构和公共住房、经济适用房和市场住房的建设者，以及
- 政府的“居者有其屋”援助产品和计划的管理者。
为了完成以上任务，我们有时需要收集和使用您的个人信息。
我们收集的信息取决于我们与您合作的方式以及我们提供的服务，但个人信息可能包括：
- 身份证明文件，例如，您的新西兰护照、出生证明或永久居留权确认函（如果您不是新西兰公民的话）的副本
- 您的名字
- 出生日期
- 您的地址
- 您的联系电话号码和电子邮件地址
- 谁和您同住
- 您拥有的宠物
- 您所租房屋的房屋状况
- 银行详细信息，例如，为了设置向我们自动付款
- 雇主详细信息，例如，以便于您授权从工资中直接扣款
- 您的就业状况、收入证明和其他财务信息，例如 KiwiSaver 缴款对账单。
我们出于合法目的收集个人信息，以履行我们的职能并向您提供服务。
这包括：
- 确认您的身份
- 与您联系
- 找到办法使我们能够帮助您
- 确保您的租赁是依照《1986年住宅租赁法》和《1992年公共和社区住房管理法》来管理的，以及
- 确保我们提供的金融产品是按照相关法律来进行管理的。
我们在您与我们互动的过程中从您那里收集个人信息这可能会以多种方式发生，包括当您：
- 通过电话与我们交谈时，例如，当我们为通话做个记录或我们的呼叫中心对通话进行录音
- 在 Kāinga Ora 办公室或您的家中与我们会面
- 通过电子邮件、短信或在线方式与我们沟通，例如通过我们的反馈表
- （在线或用纸）填写Kāinga Ora表格
- 注册并使用MyKāingaOra账户
- 订阅电子邮件更新。
我们通常是试图直接从您那里收集个人信息。
但是，我们可能会从其他人和机构那里收集您的个人信息，例如当您同意我们从您的代表或其他第三方收集信息时。
当根据法律我们可以索取信息时，我们可能会从其他政府机构处收集信息。
例如，如果您是租户，我们将根据《1992 年公共和社区住房管理法》从指定的公益住房机构——社会发展部 (MSD) 那里收集个人信息。
MSD 决定谁有资格获得公共住房，并向我们提供有关您和您家庭的个人信息，我们使用这些信息来履行我们作为社会住房提供者的职责，评估可用的公共住房房产，并根据需要和资格条件来为您安排合适的住房。
MSD 包括有关您的以下信息：
- 住房需求水平
- 可能适合您和您的家庭的房屋类型和位置
- 与租赁可持续性相关的信息，以及
- 为您和您的家庭计算的与收入挂钩的租金。
我们创建并维护一个安全的环境来保护您的个人信息和记录。我们对系统进行监控、分析和审核。
所有 Kāinga Ora 员工、维护合作伙伴和工匠在处理您的信息时都必须遵守《2020 年隐私法》。
我们的员工接受培训，确保以尊重、谨慎和一丝不苟的态度来处理您的信息。
云使用
简而言之，云计算是通过互联网（“云”）提供计算服务，例如存储和软件。
Kāinga Ora 在新西兰境外的云平台上存储和处理一些信息，包括 Microsoft Azure（计算平台）、Microsoft 365（效率软件）和 Snowflake（数据仓库和处理）。这意味着我们持有的有关您的信息可能会被转移到新西兰境外或从新西兰境外访问。
我们采取一切合理措施，确保由我们的第三方代理所存储或处理的有关您的信息不会丢失、被未经授权地访问和披露、被更改，或受到其他方式的滥用。我们确信我们的提供商，无论是在新西兰还是新西兰境外，都具有很高的数据安全标准。
我们尽合理努力确保我们收集、使用或披露的个人信息准确无误。
每当您直接或通过您的代表向我们提供信息时，我们的记录都会更新。
您有权要求我们更正我们持有的有关您的信息中的任何错误或遗漏。
我们会视需要一直保留您的个人信息，以实现收集信息所要达到的目的。
如果您的个人信息成为您Kāinga Ora档案的一部分，我们将根据《2005年公共记录法》保留这些信息。
当我们不再需要保留您的个人信息时，我们将根据我们的“记录保留和处置政策”安全地对其进行处置。
我们使用从您那里收集的个人信息来执行我们合法的日常职能。我们可能将您的个人信息用于包括以下项目在内的目的：
- 确认您的身份
- 为您提供我们的服务，例如向社会住房登记册上的人员提供合适的住房、制定和管理租赁协议或处理房屋所有权产品的申请
- 改进我们的服务，例如，了解客户在使用我们网站时的偏好并增强该体验
- 用于统计分析和研究目的，只要在发布结果时所采用的形式根据合理的预期不会识别出您的身份。
如果我们需要或希望以新的或不同的方式使用您的个人信息，我们只会在您同意的情况下或者在法律要求或允许的情况下这样做。
未经您的同意，我们不会向任何第三方披露您的个人信息，除非法律要求或允许，包括我们获取该信息的目的之一就是出于披露的需要的情况。例如，我们可能会披露您的个人信息：
- 向我们的维修合作伙伴和工匠提供，以便他们能够开展对您的房屋的维修工作，例如您的联系方式、需要解决的问题以及房屋内是否有狗
- 给公用事业提供商，以便安排您家中主要的公用事业服务的连接和管理
- 当您或 Kāinga Ora 向租赁法庭提出诉讼时（租赁法庭审理包括 Kāinga Ora 在内的房东与租户之间的所有争议）
- 给MSD， 以便他们能够履行社会住房机构的职责
- 给其他政府机构。这包括但不限于：
- 新西兰警方
- 司法部
- 惩教部。
- 根据《2022 年数据和统计法》，出于统计目的向新西兰统计局提供
- 根据《2018年家庭暴力法》披露给其他家庭暴力机构，或根据《1989年儿童法》向其他儿童福利和保护机构披露。
- 出于调查违法行为的需要或存在对健康或安全构成严重威胁的情况。如果我们的员工受到威胁或虐待，我们可能会将其转介给警方并披露相关信息。
街道地址信息
根据2019年《Kāinga Ora法案—住房和社区法案》，我们必须与受城市发展影响的社区及早进行有意义的接触。社区参与包括与街坊邻里和更广泛的本地社区建立联系，以确保他们了解我们的规划和潜在影响。我们有多种方法建立联系，包括投递宣传信、召开无需预约参加的社区敞门会议、在线论坛和数字工具。为了切实地联系民众，我们需要标识我们的开发项目的位置，这可能涉及发布街道地址信息。这意味着，如果您居住在新建住房内，那么在接触中，您的住房可能会被标识为Kāinga Ora物业。此外，如果您的住房将按计划进行重大重建，那么在接触中，您的住房可能会被标识为Kāinga Ora物业。
为了评估您的申请以及是否适合在 Kāinga Ora 工作，需要您提供个人信息。该信息将仅根据《2020 年隐私法》和《2005 年公共记录法》进行保存、使用和披露。
您在申请中提供的所有信息将被 Kāinga Ora 视为机密信息，并且仅用于收集该信息时的目的。如果您的申请成功，该信息将保存在您的个人档案中，并用于与您在我们公司工作相关的目的。
Aotal 有限公司 (SnapHire)
当您申请 Kāinga Ora 的职位时，您将通过 Aotal 有限公司 (SnapHIre) 提交申请，这是一个基于网络的招聘管理系统。查看Aotal 有限公司(external link)如何管理您的个人信息。
作为我们提供卓越客户服务承诺的一部分，所有拨打给我们客户支持中心（呼叫中心）的电话都会被录音和转写（转为书面形式）。
我们记录并转写通话：
- 用于员工培训目的
- 提高客户服务质量
- 以确保我们有一份您的通话的准确记录。
新的电话系统已经投入使用，2024年6月至2024年10月期间录制的电话将存储至2025年6月，然后安全销毁。这段时间之外的其他通话记录会保存12个月，然后安全销毁。
索取您的来电记录
您有权要求索取和更正我们所持有的有关您的任何个人信息。请参阅“索取您的个人信息”，了解如何索取您的通话录音的副本或通话文字稿。
Cookies
我们使用cookie以改善您浏览我们网站的体验。Cookie是当您访问大多数网站时在您的设备上存储的小型文本文件。Cookie不收集个人信息，只收集可改进功能以及允许根据访问者偏好而对产品和服务进行有针对性的营销的信息。您可以禁用它们或从网络浏览器中清除它们，这并不会影响您使用该网站。
网站统计
Google Analytics，一种网络分析工具，已被包含在我们的网站之中。当您访问我们的网站时，Google Analytics会记录以下信息：
- 您使用的浏览器（例如 Chrome）和操作系统（例如 Windows XP）
- 您电脑的屏幕分辨率
- 您访问我们网站的时间和日期
- 您访问的页面和下载的文件
- 您从哪个互联网地址（IP 地址）前来访问我们网站
- 您使用什么搜索词来查找内容
- 您在访问我们网站之前访问的最后一个网站
这些信息存储在一个谷歌服务器中只有我们机构内的授权人员才能访问这些信息
查看谷歌针对Google Analytics的安全和隐私原则(external link)。
订阅Kāinga Ora电子邮件通讯
当您订阅我们的新闻通讯或电子邮件时，您提供的详细信息将被安全存储。
您向我们提供您的信息，即表示您按照（《2007 年未经请求的电子信息法案》(external link)）的规定，同意接收我们的电子邮件。
您可以随时取消订阅，您的信息将从邮件列表中删除。
您有权要求索取我们所持有的有关您的任何个人信息。为了保护您和他人的隐私，我们可能需要首先验证您的身份。您也可以随时使用MyKāingaOra获得一些信息。
我们将在收到您的请求之后在20个工作日内回复。如果我们需要更多时间来回复，我们会通知您。如果我们拒绝您获得信息的请求，我们将以书面形式告诉您，并说明拒绝的原因，并概述您可以采取的进一步措施。
您可以通过以下任一渠道请求查阅您的个人信息：
- 致电 0800 801 601
- 填写我们的查询及反馈表
- 与您的住房支持经理交谈或发送电子邮件
- 于周一至周五上午9点至下午4点间访问Kāinga Ora 的办事处
- 写信给：Kāinga Ora – Homes and Communities, PO Box 2628, Wellington 6140
- 电子邮件privacyofficer@kaingaora.govt.nz
您还可以使用隐私专员办公室在其网站上提供的“索取我的信息工具”提出请求：Office of the Privacy Commissioner (隐私专员办公室) | AboutMe (关于我)（索取我的信息工具）(external link)
如果您认为信息有误，您有权要求更正。我们将在收到您的请求后的20个工作日内评估您的请求并回复。我们要么更改相关信息，亦或者解释为什么我们认为不应更改该信息。如果我们不更正信息，您仍然有权附上您自己的更正声明，我们将在您的记录中注明您的更改请求。
为了保护您和他人的隐私，我们可能需要首先验证您的身份。
您可以通过以下任一渠道请求更正您的个人信息：
- 填写我们的查询及反馈表
- 发电子邮件给您的住房支持经理
- 写信给：Kāinga Ora – Homes and Communities, PO Box 2628, Wellington 6140
- 电子邮件privacyofficer@kaingaora.govt.nz
在 Kāinga Ora，我们保证以谨慎和尊重的态度处理您的个人信息。如果您认为我们没有这样做，您可以提供反馈或提出投诉。
向我们投诉
您可以通过以下任一渠道进行投诉：
- 致电 0800 801 601
- 填写我们的查询及反馈表。只需在“查询类型”下选择“投诉”
- 与您的住房支持经理或他们的经理交谈或发送电子邮件
- 于周一至周五上午9点至下午4点间访问Kāinga Ora 的办事处
- 写信给：Kāinga Ora – Homes and Communities, PO Box 2628, Wellington 6140
向我们的隐私事务办事员投诉
如果您想根据《2020 年隐私法》提出投诉，您可以联系我们的隐私事务办事员：
Privacy Officer
Kāinga Ora – Homes and Communities
PO Box 2628
Wellington 6140
电子邮件privacyofficer@kaingaora.govt.nz
向私隐专员投诉
如果您不满意隐私事务办事员对您的疑虑的回应，您可以向隐私专员投诉：
隐私专员办公室
PO Box 10094
Wellington 6143
电话 0800 803 909
传真 04 474 7590
如果您选择向外部机构或监管机构（如隐私专员办公室或申诉专员）提出投诉，那么我们可能会与他们共享您的信息，以帮助他们的调查工作。
页面已更新: 25 十月 2024